Enfatiza-se a necessidade de três atributos a um gerente: a capacidade de motivar, comunicar e liderar.
Enquanto líder, o gerente deve, necessariamente saber e conhecer a ambiência para identificar demandas e, a estrutura organizacional da instituição, em detalhes, para facilitar a implementação de novas ações, projetos etc., ou seja é necessário que ele participe integralmente do processo gerencial, desde o estabelecimento das metas até a sua concretização, ou não. Nada de “torres de marfim” nada de “aquários” isolados do crepitar dos usuários. Já foi demonstrado que a gerência impositiva não leva a resultados satisfatórios. É essencial que ele saiba integrar a sua equipe na menor tomada de decisão, de modo que todos se sintam representados na decisão tomada.
Como líder e homem de comunicação é vital que o gerente:
• Conheça os recursos humanos de que dispõe e saiba explorar a sua potencialidade;
• Conheça os recursos materiais e orçamentários;
• Saiba comunicar instruções de trabalho e relatar resultados;
• Prepare substitutos para eventual ocupação do cargo;
• Providencie recursos (mesmo fora da instituição);
• Documente todas as iniciativas e ações implementadas no período de sua gestão, armazenando todos os documentos probatórios no arquivo administrativo da organização, para subsidiar suas decisões e para consulta dos próximos gerentes ou eventuais substitutos.
A supervisão é uma das atividades mais importantes ligadas a gerência das organizações. Define-se como o acompanhamento, a observação do desempenho do esforço de trabalho e a correção dos eventuais desvios. Aproxima-se da avaliação enquanto acompanhamento de tarefas que estão sendo realizadas para que se afira a compatibilização entre o que se realiza e que foi programado.
Além de estar apto para decidir a nível macro e micro, o gerente deve conhecer e promover, enquanto supervisor:
• Padrões de produtividade, aperfeiçoamento e treinamento de pessoal;
• Elaboração e revisão periódica de manuais de serviço;
• Seleção de pessoal, realização de concursos;
• Coleta e organização de dados e informações gerenciais, que deverão estar disponíveis para subsidiar o processo decisório, ou seja, a criação de um sistema de informações gerenciais – SIG.
A coordenação é outro dos atributos essenciais ao gerente. Consiste no desempenho de atividades que promovem a interação do sistema para otimização dos resultados. Procura estabelecer relações entre as funções e os funcionários responsáveis, entre os funcionários e equipamentos, entre a cúpula administrativa e os subordinados, entre funcionários e coleções etc.
O gerente enquanto coordenador identifica e motiva as interações necessárias para a eficiência da unidade de informação, aciona a dinâmica de comunicação necessária à movimentação do sistema em direção aos seus alvos.
Podemos distinguir entre as tomadas de decisão do gerente enquanto coordenador a definição de estratégias, métodos e técnicas para:
• Internalizar objetivos, metas e valores junto à equipe de trabalho da instituição;
• Harmonizar os indivíduos e as equipes à tarefa a ser executada, definindo claramente as atividades, tarefas implícitas e responsabilidades
• Harmonizar os pontos de vista discrepantes, procurando extrair vantagens dos conflitos. Entender que opiniões divergentes podem ser salutares: a critica e a discussão podem aclarar erros passados;
• Definir o grau de centralização ou descentralização necessária para a eficácia dos serviços;
• Propor rodízios de funcionários entre diferentes funções e atividades;
• Estabelecer o nível de padronização necessária ao bom andamento dos serviços;
• Promover reuniões nos diferentes níveis da organização, visando a sua integração, enfatizando a relevância do esforço participativo;
• Distribuir responsabilidades por funções e atividades consoante a capacidade de trabalho de cada funcionário, evitando sobrecargas e desapontamentos e consequente desestímulo;
• Saber não exigir mais do que o próprio chefe apresenta e rende.
Gerencia é, portanto, tudo o que foi dito e muito mais, pois o gerente realmente eficaz é aquele que, paradoxalmente, não faz falta quando se ausenta. Ele soube formar substitutos, ele documentou todas as suas ações e mantém atualizados seus arquivos. Ele soube treinar sua equipe e oferecer oportunidades de aperfeiçoamento a todos os seus subordinados. Ele soube, em suma, incorporar o espirito da organização.
MACIEL, Alba Costa ; MENDONÇA, Marília Alvarenga R. Bibliotecas como organizações. 1. ed. Rio de Janeiro: Interciência ; Niterói: Intertexto, 2006.
Raimundo Soares
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