A aquisição torna possível tudo o que foi estabelecido no processo de seleção que a antecede. É ela que vai materializar e possibilitar a construção de um acervo. E este processo não é tão simples como alguns imaginam, Andrade e Vergueiro (1996, p. 6) relatam:
"Não é uma tarefa assim tão automática, pois, infelizmente para os profissionais, os títulos selecionados não se encontram acenando para eles ao dobrar a esquina, a gritar “olha eu aqui, olha eu aqui” e quase que implorando para serem adquiridos. Muitas vezes, realizar o trabalho de aquisição assemelha-se a procurar uma agulha em um palheiro, tantas são as possibilidades existentes. É uma atividade que exige perseverança e atenção a detalhes, de maneira a evitar um descompasso entre o que foi escolhido primordialmente para a aquisição e aquilo que afinal chega às mãos do usuário."
Sabemos que a biblioteca é muito mais que estantes cheias de livros, salas de leitura, usuários circulando... Por trás de tudo isto, ou melhor, para que tudo isto seja possível, vários processos ocorrem nos bastidores das bibliotecas e entre eles está a aquisição colocada por Andrade e Vergueiro (1996) como um “fascinante desafio intelectual” e, sem dúvida, atividade imprescindível em qualquer unidade de informação.
O processo de aquisição dependerá certamente de vários fatores, principalmente financeiros, como também do tipo de biblioteca e sua instituição mantenedora. O bibliotecário deve está frente a este processo, acompanhando a correta aplicação dos recursos, prestação de contas e estar ciente das normas que envolvem a compra de materiais e o mercado editorial.
Vamos ás aquisições!
O processo de aquisição pode acontecer por:
Compra - a compra se inicia pelo estabelecimento prévio dos recursos, orçamentos e também de uma lista de materiais sugeridos para a aquisição que devem ser elaborados com bastante cuidado, considerando as possibilidades de cada biblioteca, se públicas ou privadas. Isto influenciará as formas de compra, com ou sem licitações (entramos ai em aspectos legais que também devem ser de conhecimento do bibliotecário). Após este passo é preciso identificar corretamente os itens a serem adquiridos, dados como autor, título, edição, ISBN são essenciais à compra do material. Fazer levantamento de preços e fornecedores (editoras, livrarias), examinando condições de pagamento, prazos e formas de entrega é o próximo passo.
Feita a compra é preciso realizar o pagamento e ao mesmo tempo controlar o material recebido, conferindo imediatamente ao recebimento com as notas fiscais e assim identificar possíveis erros que devem ser comunicados imediatamente aos fornecedores.
Atenção!
Alguns materiais como periódicos, audiovisuais, CD-ROMS, literatura cinzenta, necessitam de processos específicos de compra.
Permuta - a permuta consiste num acordo entre instituições com objetivo de trocar publicações, sejam elas da própria entidade, retiradas do acervo, doações, obras duplicadas. É preciso escolher as instituições que forneçam materiais compatíveis com o interesse da biblioteca e contatá-las manifestando o desejo de permuta.
A permuta não pode ser feita de forma aleatória, sem nenhum tipo de análise, não se pode dar ou receber publicações à toa. Andrade e Vergueiro (1996) colocam alguns quesitos que devem ser analisados na hora da troca: Equilíbrio de conteúdo das publicações, não se deve fornecer títulos significativos, em troca de publicações de pouco valor; Custo da publicação da própria entidade, o que foi gasto com a mesma; Custo para receber publicações, questões de armazenamento, processos técnicos; Tempo para recebimento da permuta comparado à compra.
É comum as bibliotecas organizarem uma lista de duplicatas (obras em vários exemplares retiradas do acervo, doações que não interessam) e enviá-las às instituições.
Doações - aquisição de obras doadas por pessoas ou instituições gratuitamente. Da mesma maneira que a compra e a permuta, a doação também precisa receber cuidados. E preciso estabelecer critérios quanto ao material a ser recebido, sua utilidade para a biblioteca e sua destinação, se guarda ou repasse a outras instituições. A biblioteca não pode acumular obras que não são úteis a ela.
As doações podem ser solicitadas, quando a própria biblioteca requer matérias que estão disponíveis para doação por instituições governamentais ou privadas e espontâneas, estas devem receber especial atenção, pois a vontade do doador não é motivo suficiente para que as obras sejam incorporadas ao acervo devendo antes ser avaliada e isto deve ficar claro ao doador para que não haja frustração. E sempre, sempre agradecer as doações recebidas através de correspondências, isto além de ser uma forma de educação fará com que a biblioteca seja lembrada em outros momentos de doação.
Vale salientar que os processos de aquisição não serão realizados da mesma forma em todas as bibliotecas. Cada bibliotecário, de acordo com as condições econômicas e sociais de sua instituição decidirá os melhores procedimentos para a aquisição de materiais.
Ainda há muito que falar sobre aquisição! Mais informações leiam:
ANDRADE, Diva; VERGUEIRO, Waldomiro. Aquisição de materiais de informação. Brasília, DF: Briquet de lemos/livros, 1996. 118p.
Caso queiram conhecer as modalidades de licitação, vejam:
Art. 22 da Lei de licitações e contratos nº 8 666, de 21/06/1993 atualizada pela lei nº 8 883 de 08/06/1994.
Ana Paula Lopes
1 comentários:
Parabéns pela postagem, recordei de algumas noções das quais não havia lembrado, ok! VERGUEIRO & ANDRADE
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